El uso de herramientas tecnológicas para la caución de los procesos judiciales

Yoselin Vos – Presidenta de la Asociación Panameña de Derecho y Nuevas Tecnologías (Panamá)

La caución  es una garantía económica  para cierto tipo de procesos judiciales o administrativos, que permite el cumplimiento de una obligación o el resarcimiento de un daño. En Panamá, hasta hace unos años, la caución se realizaba a través de un documento denominado Certificado de Garantía.

El  trámite para adquirirlo era relativamente sencillo, los inconvenientes posteriores a su adquisición, eran el problema a combatir. En primer lugar, se trataba de un documento  negociable y vulnerable, pues se depositaba en los despachos judiciales, lo que en múltiples ocasiones provocó  falsificaciones, robos además de tener un procedimiento largo y engorroso, para registrar la firma del juez y del secretario, que de no realizarse, impedía la devolución del dinero.

Para realizar este último paso, el más importante para toda persona dentro de un proceso, la firma del juez y del secretario debía registrarse, previamente, en diversos sitios, tales como  oficinas administrativas del Órgano Judicial,  la Contraloría General de la República y el  Banco Nacional de Panamá, para que, una vez existiese una resolución, el Banco contase con la firma de ambos funcionarios las cuales contrastaba con las firmas del certificado de garantía que le eran entregados.

Suena sencillo, hasta que, los jueces y secretarios iniciaban el  macarrónico trámite  para el registro de esas firmas; mismo que podía tomar cerca de cuatro a cinco meses y si lamentablemente durante ese período, el juez o el secretario salían de vacaciones, licencia de maternidad o cualquier otro motivo que llevara a colocar a un nuevo personal, pues se iniciaba el proceso, con el suplente, por lo que  el usuario quedaba con dos alternativas: Podía esperar que el juez titular regresara de las vacaciones, licencias, incapacidades médicas o que se terminara el trámite de registro de la firma de los suplentes.  En ambos casos, era una interminable espera para el usuario externo.

En 2009 se promulga la Ley 67, la cual sustituye los certificados de garantía por las certificaciones  de depósito judicial y ordena la implementación de un sistema electrónico que comunique al Órgano Judicial con el Banco Nacional de Panamá.

Durante el análisis para crear dicha plataforma tecnológica, se enfocaron  las oficinas que trabajarían con dicha herramienta:

1. Banco Nacional de Panamá: Receptor de los dineros que se utilizarán para caucionar en determinados procesos judiciales.
2. Órgano Judicial: Organismo encargado de decidir los conflictos en forma independiente, rápida y confiable. Dentro de ésta Institución se involucraría a:
   1. Tribunales y juzgados que administran justicia y que tramitan expedientes donde se caucionan los dineros.
   2. Oficinas administrativas, que son despachos no judiciales encargadas de cooperar con, los pocos despachos judiciales que no cuentan con Internet, para ejecutar la tarea de validación y devolución de las certificaciones de depósito judicial.
   3. Dirección de Recursos Humanos: Dependencia encargada de subir la toma de posesión de los jueces y magistrados, al sistema.  Mismos que son consultadas por el Banco Nacional de Panamá.

Esto es un avance importante que incide directamente en la ciudadanía y pasamos a explicarle los motivos:

Con los cambios que determina la Ley 67, el engorroso trámite que debía seguirse para el registro de las firmas de los secretarios, jueces y magistrados, se elimina por completo.  Por otro lado, se suprime el registro de la firma del secretario y en su lugar se resguardan los datos de los jueces suplentes.

Ahora, la firma del juez no debe registrarse en ninguna oficina administrativa del Órgano Judicial o el Banco ni en la Contraloria General de la República y en su lugar, la entidad bancaria consulta las tomas de posesión de los jueces titulares y suplentes  al momento de hacer la devolución de los dineros. Estos archivos son manejados por la Dirección de Recursos Humanos del Órgano Judicial y dicha  dependencia, administra las tomas de posesión de los jueces.

Por otro lado, los temas de seguridad física de los dineros se protegen en una empresa que su razón de ser es bancario y por lo tanto cuenta con las medidas de seguridad, procedimientos y reglamentos para el manejo  apropiado del dinero.  Condiciones obvias con las que no cuenta el Órgano Judicial, por que su razón de ser y misión es resolver conflictos. Ahora, si consideramos que al iniciar este proyecto existían millones de dólares en los despachos judiciales y que ciertamente, estar en la piel de algunos jueces que solo contaban con una caja fuerte y una llave para cerrar el despacho, pues me pregunto, cómo podían dormir con paz mental.

Una vez terminadas las reuniones de trabajo y análisis se inicia el desarrollo de la herramienta tecnológica como un nuevo módulo del Sistema Automatizado de Gestión Judicial el cual es un conjunto de elementos orientados al almacenamiento, procesamiento y administración de datos así como de consulta de información.

Considerando que en ese momento  la Ley 15 de 2008, hoy subrogada por la Ley 75 de 2015,  permite el uso de los medios electrónicos existentes o que se desarrollen en el futuro, en el trámite y la sustanciación de los procesos judiciales y regula el Sistema Automatizado de Gestión Judicial, como componente operativo de la plataforma informática adoptada por el Órgano Judicial, para la tramitación electrónica de los procesos y que también le otorga aplicación en todas las jurisdicciones del Órgano Judicial y reglamenta las actuaciones y gestiones judiciales que sean realizadas, total o parcialmente, por medios electrónicos.

Esta plataforma tecnológica, está constituida por un grupo de módulos o aplicaciones informáticas que pueden trabajar de forma independiente y en conjunto, para brindar servicios integrales a los usuarios de la Administración de Justicia y es por ello que se incorpora, a la misma, el Módulo de Certificaciones de Depósito Judicial.

Luego de creada la herramienta, se realizó una fuerte jornada de capacitación y sensibilización en todos los despachos judiciales del país, así como en  las sucursales del Banco Nacional de Panamá e inicia su funcionamiento en el año 2010.

El Módulo de Certificaciones de Depósito Judicial  se desarrolló  para seguir el siguiente patrón:

El usuario, la parte del proceso o el abogado deposita el dinero en el  Banco Nacional de Panamá y este, comunica, al despacho judicial a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, que se ha depositado una cantidad determinada de dinero para un proceso que se adelanta en ese tribunal.  Una vez el dinero ha sido depositado, el despacho judicial recibe, verifica y confirma la información suministrada por el Banco y señala en la herramienta que ese dinero corresponde a un expediente que se adelanta en ese despacho.

Una vez termina el proceso judicial o que el juez emite una resolución donde ordena devolver el dinero, el tribunal realiza la acción  de  devolución del capital a través de la herramienta y entrega al abogado o a la parte, la resolución, que ordena la devolución , debidamente autenticada y un oficio comunicando lo resuelto. Basado en Ley 67, la parte debe apersonarse al Banco Nacional de Panamá, con los documentos que fueron entregados en el despacho judicial . El cajero del Banco, recibe los documentos y consulta en la herramienta la lista de las tomas de posesión de ese despacho, para verificar la toma de posesión del juez firmante y el periodo de tiempo en que esa persona ha ejercido o ejerce la posición de jefe de despacho.  Cabe señalar que la herramienta administra un listado de jueces para cada tribunal, de manera tal que no solo se encuentren los titulares de los mismos, si no que también cuenta con todos aquellos que han realizado una suplencia en ese tribunal, así como las fechas en que han ejercido el cargo, lo que permite que el usuario no deba esperar que el juez titular  regrese de vacaciones, incapacidades médicas, licencias o asignaciones especiale,s para que se le devuelva su dinero.

Datos que podemos resaltar del manejo del Módulo de Certificaciones de Depósito Judicial una vez ha sido puesto en producción, tenemos varios que pasamos a señalar:

Actualmente es utilizado por todos los despachos judiciales del Órgano Judicial del país (desde sus oficinas o con la colaboración de las secretarias administrativas) y en todas sus jerarquías, es decir, desde los juzgados municipales hasta la Corte Suprema de Justicia.

Otro dato importante es que, hasta octubre de 2016, se han emitido 48,401 certificaciones de depósito judicial que han manejado un total de US$ 441,622,639.30 en las transacciones que se han hecho desde el 2009.

Un  dato curioso, la certificación que ha sido comprada con el monto más bajo es de US$1.00 y el más alto es de  US$41,632,500.00.  Ahora bien, si nos ponemos por un momento en la piel de un administrador de justicia y conociendo las condiciones usuales de los despachos judiciales, cómo guardaría usted en su despacho, este último  monto de dinero, correspondiente a un proceso judicial? ¿Podría dormir con tranquilidad?

Como corolario,  este tipo de sistemas es información que  fluye transparentemente y permite a la administración de justicia, obtener datos de todo el país en períodos de tiempo imposibles de realizar en la tramitación en papel y, lo más importante, el usuario final obtiene una respuesta rápida y eficiente luego de pasar por un proceso judicial.

Cabe destacar que este también es un módulo que se encuentra en constante evolución para ofrecer a nuestra ciudadanía una herramienta  eficiente y efectiva que coloca a la justicia panameña a un clic de distancia.