SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA A TRAVES DE LA INTEROPERABILIDAD PROPICIANDO RESULTADOS POSITIVOS EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS ORIENTADOS A LOS CIUDADANOS

Escrito por FiadiAdmin el . Posteado en Blog

 

 

 

PEDRO PATRON BEDOYA

ALVARO BENLLOCHPIQUER

 

 

 

En el año 2002 se declaró el Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.

 

Dicho proceso reformista tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos[1].

 

Sin embargo, a pesar de los avances coyunturales realizados en este siglo como lo son estas decisiones adoptadas en la actual administración, en uso de las facultades delegadas por el Congreso de la República,  LA REFORMA DEL ESTADO ES TAREA AÚN PENDIENTE.

 

Aun cuando no podemos desconocer el avance que significan estas medidas simplificadoras siempre representan acciones aisladas que deben contextualizarse en este proceso permanente e integral que debe ser dicha reforma del estado tarea urgente e impostergable que debe afrontar con valentía y firmeza el gobierno actual y no solamente a través de la dación de normas sino especialmente con liderazgo y eficacia social.

 

No obstante lo anotado precedentemente y sobre la base de la Cuarta Política de Estado del Acuerdo Nacional “Estado eficiente, transparente y descentralizado”, la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, como ente rector del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública[2], ha planteado que es necesario reimpulsar un proceso de reforma del Estado, transformando los antiguos enfoques y prácticas en una gestión pública para resultados que impacten positivamente en el bienestar del ciudadano y el desarrollo del país.

 

En este orden de ideas, la simplificación administrativa tiene por objetivo la eliminación de obstáculos o costos innecesarios para la sociedad, que generan el inadecuado funcionamiento de la Administración Pública[3]. La Simplificación Administrativa, desde su concepción primigenia consagrada en la Ley 25035, entonces, consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos para la satisfacción de las necesidades fundamentales de la población.

 

En esta línea de pensamiento, mediante Decreto Supremo N° 004-2013-PCM se aprobó la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021. La citada Política Nacional precisa como cuarto objetivo específico implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades de la administración pública, a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos.

 

Pilares centrales/Ejes transversales

Acciones

Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional

  Brindar lineamientos y asistencia técnica metodológica para la optimización, automatización y formalización de los procesos internos y de soporte de las entidades.

  Promover, orientar y supervisar la implementación de los procesos de simplificación administrativa.

  Ampliar la estrategia de Mejor Atención al Ciudadano (MAC).

  Regulación y supervisión de los instrumentos de gestión de las entidades públicas.

  Mejorar el acceso a la información pública y la transparencia de las entidades.

  Aprobar lineamientos y manuales que faciliten los procesos de modernización de gestión de las entidades públicas.

 

Fuente: Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública

 

1.- Avances en el proceso de simplificación administrativa:

 

Teniendo en consideración lo señalado en el acápite precedente y siguiendo los hitos trazados en el Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013-2016, aprobado por Resolución Ministerial Nº 048-2013-PCM, se han realizado algunos avances interesantes en el tema de la simplificación administrativa pero que habrá que verificar con los resultados obtenidos en la práctica concreta.

 

2.- Paquete simplificador recientemente aprobado por el Gobierno:

 

Recientemente y a propuesta del Poder Ejecutivo, mediante Ley N° 30506 el Congreso delegó en este la facultad de legislar en materia de reactivación económica y formalización, seguridad ciudadana, lucha contra la corrupción, agua y saneamiento y reorganización de Petroperú S.A.

 

El literal h) del numeral 1 del artículo 2 de la mencionada Ley, autoriza a legislar en materia de reactivación económica y formalización a fin de: i) modificar el marco normativo del procedimiento administrativo general con el objeto de simplificar, optimizar y eliminar procedimientos administrativos, priorizar y fortalecer las acciones de fiscalización posterior y sanción; ii) emitir normas que regulen o faciliten el desarrollo de actividades económicas, comerciales y prestación de servicios sociales; iii) dictar normas para la estandarización de procedimientos administrativos comunes en la administración pública con la finalidad de hacer predecibles sus requisitos y plazos; y, iv) dictar medidas para la optimización de servicios en las entidades públicas del estado, coadyuvando al fortalecimiento institucional y la calidad en el servicio al ciudadano.

 

Asimismo, el literal a.8 del numeral 1 del artículo 2 de la referida norma legal faculta al Poder Ejecutivo a legislar en materia de reactivación económica y formalización a fin de perfeccionar la normativa tributaria municipal con la finalidad de mejorar la equidad y eficiencia de los tributos de los gobiernos locales.

 

En función de ello, mediante Decreto Legislativo N° 1246, de fecha 10 de noviembre de 2016, se aprobó el primer grupo de medidas aprobadas por este gobierno que tienen como objetivo dotar al régimen jurídico que rige a la Administración Pública de disposiciones a favor del ciudadano.

 

Los principales rubros en los cuales se dictan las medidas mencionadas son: i) implementación de la interoperabilidad en la Administración Pública; ii) prohibición de exigencias de información y de documentos a los administrados; iii) facilitación en los procedimientos administrativos respecto al cumplimiento de obligaciones, y, iv) Responsabilidad del funcionario.

 

A continuación analizaremos cada uno de los referidos rubros:

 

2.1.- Implementación de la interoperabilidad en la Administración Pública.-

 

El Decreto Legislativo N° 1246 dispone que las entidades de la Administración Pública de manera gratuita, a través de la interoperabilidad, interconecten, pongan a disposición, permitan el acceso o suministren la información o bases de datos actualizadas que administren, recaben, sistematicen, creen o posean respecto de los usuarios o administrados, que las demás entidades requieran necesariamente, para la tramitación de sus procedimientos administrativos y para sus actos de administración interna.

 

 

Es decir, las entidades de la administración pública deberán interconectarse para poner a disposición, permitir el acceso o suministrar la información actualizada que manejen sobre los administrados y que sean requeridas necesariamente por otras entidades de la administración pública, para la realización de sus procedimientos administrativos. Para tal efecto, deberán utilizar la Plataforma de Interoperabilidad del Estado administrada por la PCM, a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI).

 

Para ello, dentro del plazo máximo de sesenta (60) días hábiles computado a partir de la publicación de la referida norma[4], las entidades de la Administración Pública que posean y administren la siguiente información, deben ponerla a disposición de manera gratuita y permanente a las entidades del Poder Ejecutivo: i) identificación y estado civil; ii) antecedentes penales; iii) antecedentes judiciales; iv) antecedentes policiales; v) grados y títulos; vi) vigencia de poderes y designación de representantes legales; y, vii) titularidad o dominio sobre bienes registrados[5].

 

Cabe señalar que actualmente muchas de las entidades que poseen y producen la información mencionada (información relacionada con identificación y estado civil, vigencia de poderes y designación de representantes legales o titularidad o dominio sobre bienes registrados) cuentan con bases de datos que permiten el acceso a través de plataformas informáticas.

 

Para ello, utilizando los mecanismos de colaboración establecidos por Ley[6], suscriben convenios de cooperación institucional con otras entidades de la administración. Ejemplo de ello son los convenios que suscribe el Registro de Identificación y Estado Civil – RENIEC o la Superintendencia Nacional de Registros Públicos – SUNARP. Sin embargo los referidos convenios generan un costo para la entidad de la administración pública que requiere el servicio (costo por cada transacción). De acuerdo con la norma bajo análisis el acceso a dicha información deberá ser gratuito.

 

 

La interoperabilidad y el compartir información entre los sistemas de la Administración Pública permitirán mejorar la atención de los usuarios:

 

         Permitirá presentar datos y documentos en diferentes sistemas y entidades.

         Aportará funcionalidades globales que simplifiquen los procesos en las diferentes entidades públicas.

         Cooperación entre instituciones de la administración pública, sin distinción del nivel de desarrollo tecnológico de estas.

         Facilita la simplificación administrativa y de los procesos de negocio de las instituciones.

         Agiliza la realización de trámites por el ciudadano o usuario.

         La reutilización de datos y funcionalidades que puede redundar en una disminución de los costos.

 

 

La interoperabilidad entre los sistemas tecnológicos se ha convertido en una necesidad. 

El Esquema de Interoperabilidad debe cubrir y coordinar la interacción desde tres niveles principales:

 

a)        Desde el nivel organizativo, remarcando las necesidades de publicación y transparencia que se requieren a los sistemas para permitir el acceso y utilización de los servicios, datos y documentos que pongan a disposición del resto de Entidades Públicas. Otro aspecto importante dentro de este nivel se refiere a potenciar el establecimiento de convenios entre las Administraciones Públicas emisoras y receptoras de servicios. En este sentido, los procedimientos de establecimiento de estos acuerdos de colaboración deben ser ágiles y no complejos. Para lograrlo se recomienda:

 

           Fijar de forma clara los requisitos de acceso y protocolos de seguridad a los diferentes sistemas e informarlos a todas las Entidades Públicas.

           Simplificar los procedimientos, mediante la colaboración de diferentes proveedores de sistemas y equipos electrónicos, y proyectos para la implementación de interoperabilidad en este ámbito.

 

b)        Desde el nivel semántico, estableciendo y especificando las características de los objetos factibles para el intercambio de información como datos, documentos, expedientes, entre otros. Esto permitirá establecer las condiciones y/o requisitos que se deben cumplir para el intercambio de información. Es imprescindible que todos los sistemas hablen un mismo lenguaje.

 

c)        Desde el nivel técnico, se debe asegurar la independencia de la tecnología, estableciendo la utilización de estándares, procedimientos y protocolos de comunicación abiertos. Evitar la utilización de tecnologías propietarias.

 

Beneficios

Los beneficios logrados mediante la interoperabilidad son:

 

         Intercambio de Expedientes. Automatización del envío de un expediente completo de una entidad a otra en los diferentes escenarios administrativos. Esto permitirá minimizar el gasto en mensajería, agilizar los tiempos y facilitar la interacción entre diferentes órganos administrativos, lo que se refleja en una mayor eficiencia administrativa y conducirá hacia una simplificación general de las relaciones del ciudadano para con las diferentes Entidades Públicas.

 

         Intercambio de Documentos. Envío de documentos individuales entre dos organismos (certificaciones, informes técnicos, resoluciones, entre otros). Todo ello permite a las administraciones el ahorro de costes derivado del formato papel, vinculado tanto a su gestión como a su conservación, como con los costes derivados de todos los movimientos físicos del papel durante su ciclo de vida.

 

         Intercambio de Datos. Sustitución de documentos a aportar por el ciudadano por servicios de intercambio de datos que permiten verificar la información necesaria. Este intercambio de datos es un servicio que beneficia a todas las partes: al ciudadano, que se evita gastos y molestias de obtener el certificado; al órgano destino, que elimina la necesidad de gestionar el certificado en papel; y al órgano emisor, que reduce la importante carga de trabajo que supone la generación de certificados para el ciudadano.

 

Fases para la evaluación de los sistemas

La interoperabilidad se debe tener presente de forma integral desde la concepción de los servicios y sistemas y a lo largo de su ciclo de vida: planificación, diseño, adquisición, construcción, despliegue, puesta en marcha. Este planteamiento provoca, desde el punto de vista de implantación, un alto grado de impacto. Por este motivo, abordar la interoperabilidad requiere un proceso de reflexión previo durante el cual se deben evaluar los sistemas en dos fases:

 

         Realizar un análisis de la situación actual, en el cual se estudiará la situación de partida de la administración en cuanto al desarrollo en materia de e-administración, incluyendo aspectos como los productos y estándares adoptados así como su evolución prevista a medio-largo plazo. También se deberá analizar y realizar un inventario de servicios ofrecidos en la actualidad y que aporten funcionalidad a la consecución de nuestros objetivos. Evidentemente este análisis se realizará desde el punto de vista de la interoperabilidad y teniendo en cuenta todo el ciclo de vida del software y de los sistemas.

 

         Otra fase de vital importancia responde al análisis del nivel de madurez de nuestra organización, haciendo especial hincapié en el conocimiento del personal respecto a las Normas Técnicas de Interoperabilidad (especificaciones establecidas, datos a manejar, entre otros). 

 

Todo ello en el marco de lo preceptuado en el Decreto Supremo 133-2013-PCM relativo al acceso e intercambio de información espacial entre entidades de la Administración Pública Peruana; el Decreto Supremo 081-2013-PCM que aprueba la Política Nacional de Gobierno Electrónico en el Perú; el Decreto Supremo 083-2011-PCM que crea la Plataforma de Interoperabilidad del Estado en el Perú PIDE y la Resolución Ministerial 381-2008-PCM que establece los Lineamientos y mecanismos para implementar la interconexión de equipos de procesamiento electrónico de información entre las entidades del Estado en el Perú en el marco del artículo 76 numeral 76.2.2 de la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General modificado por el Decreto Legislativo 1029 del año 2008.

 

Si bien para los principales detractores de la norma las disposiciones de interoperabilidad mermaran los recursos directamente recaudados de las instituciones, nosotros consideramos favorable la medida en tanto constituye una práctica de gestión pública que genera resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos convirtiéndose en una inversión más que en un gasto con evidentes beneficios cuantificables en el futuro inmediato.

 

La norma además prevé que en tanto se implemente la interoperabilidad, la información y documentos mencionados podrán ser sustituidos, a opción del administrado o usuario, por una declaración jurada conforme a lo establecido en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

 

En los casos en que la información o datos se encuentren protegidos bajo la Ley Nº 29733, Ley de Protección de Datos Personales y sus normas complementarias, las entidades públicas deberán obtener la autorización expresa e indubitable del usuario, llámese consentimiento, para acceder a dicha información o datos, bajo responsabilidad.

 

 

2.2.- Prohibición de exigencias de información y de documentos a los administrados.-

 

El Decreto Legislativo N° 1246 dispone también que las entidades de la Administración Pública están prohibidas de exigir a los administrados o usuarios la información que puedan obtener directamente mediante la interoperabilidad a que se refiere el numeral precedente, ratificando con ello los criterios ya establecidos hace quince (15) años por la precitada Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 y su modificatoria el Decreto Legislativo 1029.

 

Asimismo, las entidades de la Administración Pública están prohibidas de exigir a los administrados o usuarios, en el marco de un procedimiento o trámite administrativo, los siguientes documentos:

i)                    Copia del Documento Nacional de Identidad;

ii)                  Copias de Partida de Nacimiento o de Bautizo cuando se presente el Documento Nacional de Identidad, excepto en los procedimientos donde resulte esencial acreditar la filiación y esta no pueda ser acreditada fehacientemente por otro medio;

iii)                Copias de Partida de Nacimiento o Certificado de Defunción emitidas en fecha reciente o dentro de un periodo máximo;

iv)                Legalización notarial de firmas, salvo que se exija por ley expresa;

v)                  Copia de la ficha RUC o certificado de información registrada en la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria – SUNAT;

vi)                Certificados o constancias de habilitación profesional o similares expedidos por los Colegios Profesionales, cuando dicha calidad pueda ser verificadas a través del respectivo portal institucional y,

vii)              Cualquier otro requisito que acredite o proporcione información que conste en registros de libre acceso a través de internet u otro medio de comunicación pública[7].

 

 


 

 

2.3.- Facilitación en los procedimientos administrativos respecto al cumplimiento de obligaciones

 

Pago de derechos de tramitación

Las entidades de la Administración Pública deberán suscribir convenios con instituciones financieras para facilitar el pago de los derechos de tramitación de los procedimientos administrativos en sus oficinas, a través de las plataformas digitales de sus clientes o de las propias entidades públicas.

 

Para tal efecto el Banco de la Nación implementa el pago en línea de todos los procedimientos administrativos y tasas que recauda.

 

Vigencia del Documento Nacional de Identidad

 

El vencimiento de la fecha de vigencia del Documento Nacional de Identidad no constituye impedimento para la participación del ciudadano en actos civiles, comerciales, administrativos, notariales, registrales, judiciales, policiales y, en general, para todos aquellos casos en que deba ser presentado para acreditar su identidad.

 

Copia certificada de una denuncia policial

La primera copia certificada de una denuncia policial es gratuita y debe ser emitida y entregada al denunciante de manera inmediata, una vez realizada la denuncia correspondiente, dejándose constancia de la entrega.

 

Certificado de supervivencia

Se elimina la exigencia del certificado de supervivencia u otras constancias de sobrevivencia en todos los procedimientos o trámites relacionados a las pensiones bajo cualquier régimen, y otras prestaciones económicas a cargo del Estado, así como para el pago periódico de estas.

 

La verificación o constatación de la supervivencia de las personas será realizada mediante el cruce de información del respectivo listado de pensionistas o beneficiarios con el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil – RENIEC o de sus propios sistemas de verificación, además de la declaración jurada a que se refiere la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

 

Certificado de mudanza domiciliaria

Se prohíbe exigir el certificado de mudanza domiciliaria u otras constancias de similar naturaleza. Para el transporte de bienes muebles y enseres en mudanza, solo es exigible al transportista una declaración jurada suscrita por el usuario del servicio que indique los puntos de partida y destino y la relación de bienes a trasladar.

 

En el ámbito laboral

Se elimina la obligación de registrar los contratos de trabajo sujetos a modalidad y los convenios de modalidades formativas laborales (contratación de practicantes, capacitación juvenil, entre otras modalidades formativas) ante la Autoridad Administrativa de Trabajo, modificándose además los requisitos para la aprobación de la contratación laboral de extranjeros.

 

Finalmente para la emisión del certificado de personas con discapacidad, antes se podía tramitar en las entidades públicas de salud, pero ahora se podrá realizar también en entidades privadas.

 

 

Respecto a la vigencia del DNI, si bien nos parece una disposición acertada en aras de facilitar la participación del ciudadano en actos civiles, comerciales, administrativos, notariales, registrales, judiciales, policiales, consideramos necesario que se establezca un límite temporal a la medida, teniendo en consideración que la actualización de los datos en el registro (estado civil, características físicas, entre otros) contribuye a la seguridad jurídica del país.

 

El Decreto Legislativo N° 1246 dispone además que los certificados de antecedentes penales, judiciales y policiales podrán ser solicitados, además del interesado, por su cónyuge, conviviente o sus parientes hasta el primer grado de consanguineidad, previa autorización expresa e indubitable del titular, mediante carta simple.

 

 

2.4.- Responsabilidad del funcionario.-

 

Finalmente, el Decreto Legislativo N° 1246 dispone que constituye falta de carácter disciplinario del directivo o servidor bajo cualquier régimen y modalidad contractual con la entidad de la Administración Pública, el incumplimiento de las disposiciones y plazos de la norma legal bajo comentario. La falta será sancionada según su gravedad, previo proceso administrativo.

 

El procedimiento administrativo disciplinario, la graduación y determinación de la sanción, se rigen por las normas del régimen disciplinario y sancionador de la Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM.

 

 

 


 

[1] Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658.

[2] Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Ley N° 29158.

[3] http://sgp.pcm.gob.pe/simplificacion-administrativa/

[4] El Decreto Legislativo N° 1246 fue publicado en el Diario Oficial “El Peruano” con fecha 10 de noviembre de 2016.

[5] Mediante Decreto Supremo con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros se podrá ampliar la documentación antes indicada.

[6] Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General del año 2001, modificado por los Decreto Legislativos 1029 y 1272.

[7] Mediante decreto supremo con el voto aprobatorio del consejo de ministros se podrá ampliar la documentación antes indicada.

 

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